Boekhouding is een lastig verhaal, en al helemaal voor Digital Nomads. Want reizen en werken combineren is heerlijk, maar je zit wel vast aan de regels van de Nederlandse overheid. En die moet je maar net kennen. Als digital nomad heb je soms met specifieke regels te maken die bij andere ondernemers niet of minder van toepassing zijn. Ik krijg wel eens vragen over hoe ik dat doe, maar ik durf daar geen advies over te geven aangezien ik daar geen expert in ben. Daarom vertelt Nikkie den Dekker – co-founder van boekhoudoplossing Paperdork – in deze blog alles wat je als digital nomad over je boekhouding moet weten!

Lees ook: Hoe kom je als digital nomad aan opdrachtgevers?

Boekhouding als digital nomad

Dubbelcheck of je belastingplichtig bent in Nederland       

Allereerst is het belangrijk om er zeker van te zijn dat je wel echt belastingplichtig bent in Nederland. Als je woonachtig bent in Nederland, dan ben je over het algemeen ook belastingplichtig in Nederland. Maar als je langer van huis bent en meer dan 183 dagen aaneengesloten in een land verblijft, dan word je daar belastingplichtig. En let op: de definitie van inwonerschap is bij de Belastingdienst wel wat anders dan je denkt. Ze zullen bij een eventuele check onder andere gaan kijken waar je bijvoorbeeld je sociale leven hebt, maar ook bijvoorbeeld waar je huisarts of je sportschool zit.

Inkopen en verkopen in het buitenland

Het blijft bij ons met stip op nummer 1 de meest gemaakte fout: verkeerde verwerkingen van inkopen en verkopen in het buitenland. In het buitenland gelden andere BTW regels en het is goed om daarvan op de hoogte te zijn.

• Lever je producten of diensten aan andere ondernemers binnen de EU? Dan geldt de zogenaamde ‘verlegregeling’. In dat geval zet je de woorden ‘BTW verlegd’ op de factuur, vermeld je het BTW nummer van de klant en breng je geen BTW in rekening.
• Bij verkopen buiten de EU breng je over het algemeen (er zijn dus uitzonderingen!) helemaal geen BTW in rekening. Maar let op: verkoop je aan particulieren (zowel binnen als buiten de EU) dan reken je dus wél weer BTW.
• Als je inkopen doet in het buitenland dan is het dus goed om eventueel je BTW nummer te vermelden zodat – indien van toepassing – de BTW van de factuur kan worden gehaald.

Pas op met reis- en verblijfkosten

Het blijft lastig om te bepalen welke reis- en verblijfkosten je op de zaak mag zetten. Digital nomads zijn hét voorbeeld van ondernemers waar reizen en werken behoorlijk door elkaar lopen. Reis- en verblijfkosten (en bijbehorende etentjes) mogen alleen op de zaak als het echt puur zakelijke reizen zijn. Denk daarbij aan bijv. een reis naar een conferentie, of een etentje met een potentiële klant. Als jij dus reist en tussendoor werkt, dan mag je dit niet op de zaak zetten. Bij twijfel kun je dit het beste even voorleggen bij je boekhouder. De Belastingdienst is hier bij een eventuele controle namelijk erg streng op.

Zakelijke reisgear

Waarschijnlijk heb jij als digital nomad een backpack of koffer vol met reisgear mee op pad. Waarschijnlijk zitten er wat spullen bij die je ook zakelijk gebruikt. Denk aan een camera, laptop, actioncam, telefoon, externe harde schijf of powerbank. De kosten van deze items mag je voor het zakelijke deel op de zaak zetten. Dus stel je gebruikt je telefoon 50% zakelijk, dan mogen je telefoonkosten voor diezelfde 50% op de zaak worden gezet. Het voordeel van deze kosten opnemen in je administratie is dat ze uiteindelijk zorgen voor een lagere winst, en daardoor betaal jij weer minder belasting. En nog een bonustip: als je nieuwe investeringen (van > €450 per stuk)  moet doen zorg er dan voor dat je dit zoveel mogelijk combineert in één jaar. Als je namelijk in één jaar meer dan €2.400 investeert, dan levert je dat ook een belastingvoordeel op.

Lees ook: 8 handige gadgets voor Digital Nomads

Houd je uren goed bij

In het buitenland ben je misschien wat minder bezig met tijd, maar toch is het erg belangrijk om je uren bij te houden. Als je namelijk jaarlijks voor meer dan 1225 uur (gemiddeld 24 uur per week) aan je onderneming werkt dan voldoe je aan het zogenaamde urencriterium. En dat bespaart je letterlijk tot duizenden euro’s per jaar! Alle zakelijke activiteiten mag je hierin meetellen, dus ook bijvoorbeeld de tijd dat je bezig bent op (je zakelijke) social media. Het hoeven niet per se declarabele uren te zijn. Je kunt je uren bijhouden in een digitale agenda, maar er zijn ook handige apps voor zoals Keeping of Toggl.

Werk met een online boekhoudprogramma

Ga alsjeblieft niet lopen klooien in Excel, maar maak gebruik van een modern online boekhoudprogramma. Als digital nomad is de kans groter dat tussen al het reizen door de bonnetjes kwijtraken of – erger – je laptop met je gehele administratie een keer crasht. Met een online boekhoudprogramma heb je je hele administratie digitaal staan ‘in de cloud’ en kan er dus niet veel gebeuren. Daarnaast kun je vaak werken op verschillende devices en heb je op elk gewenst moment al je cijfers bij de hand. Wanneer je werkt met een boekhouder heeft een online boekhoudprogramma nog een extra pluspunt, namelijk dat hij waarschijnlijk rechtstreeks in je administratie kan meekijken. Dat maakt de communicatie ook een stuk efficiënter.

Lees ook: Handige online tools voor freelancers

Kies een flexibele, digitale boekhouder

Als je ervoor kiest om te werken met een boekhouder (zeer aan te raden als je zelf weinig verstand hebt van de regeltjes!) dan is het belangrijk om op zoek te gaan naar een boekhouder die online werkt. Veel boekhouders werken nog redelijk ouderwets met papieren bonnen, Excel en fysieke meetings. Maar er zijn gelukkig ook zeker boekhouders te vinden die digitaal werken en wel goed bereikbaar zijn per mail, telefoon, WhatsApp et cetera. Als je echt veel vanaf de andere kant van de wereld werkt dan kan het daarnaast handig zijn om te checken hoe flexibel een boekhouder is in zijn of haar werktijden. Anders wordt het lastig communiceren met veel tijdsverschil.

Paperdork is een innovatieve totaaloplossing voor boekhouding. Voor een vast bedrag per jaar krijg je toegang tot een online boekhoudapp en een ‘cijferbaas’ die checkt op fouten, alle aangiftes doet en waar je al je vragen aan kunt stellen. Meer weten? Bekijk de website of beantwoord de vraag of jij een boekhouder nodig hebt in de quiz.